1. בדקו מי איש הקשר שלכם
תנו לאיש קשר ספציפי לנהל את התקשורת שלכם עם הארגון. זה פחות פרקטי לתקשר בטלפון שבור, וכן, גם לשגע את כל הצוות זה פחות כדאי… לרוב יגדירו עבורכם מטעם המשרד בתחילת ההתקשרות מיהו איש הקשר שלכם, אך במידה ולא – כדאי שתשאלו מי הוא ותקפידו להתנהל מולו. זה יכול להיות מנהל תיק או בעל תפקיד מפתח אחר בארגון.
2. הגדירו יעדים באופן ברור
באופן ברור, ועל בסיס קבוע כמובן. הגדרת יעדים צריכה להתבצע מראש ולא בדיעבד. באופן מספרי ולא אמורפי. משרד מקצועי יספק יעדים ריאליים בהשוואה למתחרים, נתונים קיימים וניסיון עבר. בקיצור, נראה לנו שהבנתם, לא? 😊… הגדירו מראש מה הם היעדים אליהם אתם שואפים להגיע, כך שמשרד הפרסום יוכל לתאם מולכם ציפיות ולבנות אסטרטגיה נכונה שתביא אתכם ליעד שלכם.
3. הגדירו פגישות בזמנים קבועים
בצעו פגישות פרונטליות, טלפוניות או בשיחת וידאו – איזה פגישות שנוח לכם, רק הקפידו לקיים אותן באופן שוטף ועל בסיס קבוע, במועד שנקבע מראש – לכל הפחות בתדירות רבעונית. הגדירו מבעוד מועד נקודות שתרצו להעלות בפגישה הקרובה – רעיונות, לבטים, מועדים מיוחדים שתרצו להתייחס אליהם או לחלופין להימנע מאזכורם. בפגישות הללו תוכלו להתאפס על קצב העמידה ביעדים, להסתנכרן ולוודא שאתם באותו קו מחשבה, וכמובן שגם לבצע ריענון בתוכניות במידת הצורך. בנוסף, סכמו על שגרת דיווחים קבועה של תוצאות העשייה, תפוקות ודוחות מסודרים. נהוג לעדכן בסטטוס הקמפיינים שרצים ובמשימות הפתוחות, כמו גם בתוצרים הגמורים, אחת לפרק זמן מוגדר. יישרו קו וסכמו מראש כל כמה זמן אתם מעוניינים בעדכון בכדי לשמור על תקשורת מיטבית.
4. העבירו בריפים לפי תבנית מוגדרת
בין אם אתם מתכננים לעלות עם קמפיין חדש או לרוץ עם משהו שכבר קיים ואתם פשוט רוצים לחדש – הקפידו להעביר בריף לפי תבנית מוגדרת. צאו מנקודת הנחה ששום דבר לא מובן מאליו לצד השני, אל תשאירו מקום לספק! ואגב, אם אין לכם תבנית מוגדרת לבריף, תוכלו למצוא את הבריף המנצח של שקנאי כאן>.
5. שלחו רפרנסים ורעיונות שנתקלתם בהם ואהבתם
ראיתם פרסום שאהבתם? עיצוב שלא יצא לכם מהראש? טקסט שתפס אתכם? העבירו למשרד הפרסום שלכם! אל תשכחו לציין מה בדיוק אהבתם ברפרנס שאתם מעבירים ולמה לתת בו דגש מיוחד. בהתאמה לכך, משרד הפרסום שלכם ידע להתאים את התוצרים לטעמכם, בשילוב עם מסקנות פרקטיות שעובדות יפה, כמובן.
6. אמון במקום הראשון
בחרתם משרד פרסום או סוכנות דיגיטל שיובילו איתכם מהלכים? סמכו על בעלי המקצוע שבחרתם! לרוב מדובר בבעלי ניסיון בתחום, בוגרי תוכניות מקצועיות ואפילו בעלי תארים אקדמיים בתחום העיסוק שלהם. הקשיבו לדעתם המקצועית וסמכו עליהם! הם לא צריכים ללמד אתכם את כל תורת הפרסום (אלא אם סוכם אחרת), התפקיד שלהם הוא לעשות את העבודה בשבילכם. בקשו הסברים כלליים במידת הצורך אבל הביעו אמון, זה חשוב לעבודה משותפת.
7. בדקו מראש מה כלול בחוזה
מה סיכמתם בדיוק, מבחינת תוצרים קבועים ונוספים? וודאו מראש ובאופן מספרי, מה כלול בחוזה שחתמתם עליו ואילו מהשירותים דורשים תשלום נוסף. מעבר לפעילות השוטפת, האם יש תקשורים מסוימים מיוחדים שתרצו להוסיף שלא במסגרת הקבועה? אולי ימי צילום, כתבות ופרויקטים מיוחדים נוספים? בדקו מראש מה כלול בחוזה ובסל השירותים שהמשרד שלכם מציע והימנעו מאי-נעימויות.
8. לא לשנות כלום לבד!
אל תבצעו שינויים בקמפיינים או בתכנים מסוימים מבלי לדבר עם המקצוענים שלכם קודם. יכול להיות ששינוי קטן שתעשו יגרור שרשרת של שיבושים בתהליך וגם בתוצאות. כמו שכבר אמרנו, סמכו על אנשי המקצוע שבחרתם שיובילו את מערך השיווק שלכם – ייתכן מאוד כי מאחורי משהו שלא ברור לכם עומד היגיון שיווקי שהם מכירים מניסיונם.
9. כבדו את שעות הפעילות
שימו לב שאתם מתקשרים או שולחים הודעות בשעות העבודה של המשרד בלבד. הבדילו בין ״חשוב״ ל-״דחוף״, והימנעו מבקשות לא בהולות בשעות לא שגרתיות. בכל זאת, אל תשכחו שהמקצוענים שלכם הם אנשים שמנהלים חיים נורמליים (בדרך כלל 😉) מחוץ לחיי המשרד.
10. הערות מפורטות
יש לכם תיקונים או דיוקים בנוגע לתוצרים שקיבלתם? חשוב מאוד שתקפידו לתת הערות מפורטות למשרד שלכם, כדי שהמקצוענים ילמדו להבא ליצור עבורכם את התקשורים הכי נכונים. הגיוני שבתור בעלי מותג או עסק יהיו דברים שמאוד חשוב לכם להדגיש, בעיקר מבחינה מקצועית, לכן פרטו והסבירו לאנשי השיווק שלכם את הדברים בפירוט.
זכרו שהאינטרס לעבודה מוצלחת של העסק שלכם יחד עם משרד הפרסום הוא משותף! ההצלחה שלכם היא הצלחה משותפת לשל אנשי השיווק שלכם, ולכן תקשורת משותפת מוצלחת תניב תוצאות טובות יותר ולשביעות רצונם של כל הצדדים.
